Slik får du best mulig medieovervåkning


Stine Grandjean-Thomsen

Medieovervåkning skal ikke være støy i innboksen.

Tvert imot skal den være den første eposten du åpner om morgenen.

God medieovervåkning kan nemlig gi innblikk i effekten av PR- og kommunikasjonsavdelingens innsats, den kan tipse salgsavdelingen om nye forretningsmuligheter, eller den kan gi Business Development et uunnværlig innblikk i bransjen.

Medieovervåkningen skal med andre ord gi riktig innsikt, slik at den blir et strategisk og operasjonelt verktøy for deg og dine kollegaer.

Her får du mine fem anbefalinger på hvordan du får best mulig medieovervåkning.

#1 Bli smart på innhold

God medieovervåkning inneholder kun omtaler som er relevant for deg, og du er derfor avhengig av å være smart når det kommer til innhold.

Hva slags innsikt skal din medieovervåkning gi?

Og hvem i organisasjonen skal bruke den? (Mer om dette i neste anbefaling.)

Lag en oversikt over hva som er relevant for deg og din virksomhet, og tenk gjerne i overskrifter eller korte beskrivelser.

Her kan du puste lettet ut. Mange tror nemlig de skal lage en komplett søkeordsliste med alle ordene mediene kan finne på å bruke, og det virker – forståelig nok – som en uhåndterlig oppgave.

Hvis du i stedet tenker i overskrifter eller korte beskrivelser, konverterer våre eksperter det til kompliserte søkestrenger som fanger opp relevant omtale – og fjerner de irrelevante.

Det er stor forskjell på om du lager et Google-søk på ‘økonomi’ eller ‘økonomi hvis man skal adoptere’. Det samme gjelder med medieovervåkning.

Her er et par eksempler:

Klassisk liste med søkeord:

Adopsjon

Økonomi

Barn

Foreldre

Konkurrent A

Konkurrent B

Aktør A

Aktør B

Effektiv liste med søkeord:

Adopsjon i politisk debatt

Privatøkonomi som kreves for adopsjon

Forhold mellom adopterte barn og deres foreldre

Konkurrent A og B i forbindelse med vekst og nye tiltak

Alle omtaler på aktør A og B

Når du har oversikt over hva din medieovervåkning skal inneholde, bør du også ta i betraktning hvilke kilder du ønsker å overvåke. De fleste overvåker alle medier på tvers av print, web, radio og tv, og siden det ofte er de litt mindre nettmediene som slipper historiene i dag, er de gode å ha med.

Case: Daglig medieovervåkning i en kommune

En kommune kan ha mange ulike behov for medieovervåkning innenfor organisajonen.

Kommunikasjonsavdelingen får medieovervåkning med omtaler av ordføreren, kommunen og alle administrasjoner.

De ulike administrasjonene får en annen type medieovervåkning. Den inneholder omtale av ordføreren, kommunen og av den spesifikke administrasjonen som mottakeren sitter i. I tillegg overvåker den administrasjonens fokusområder for kommunen.

Lokalmediene skriver sjeldent kommunenavnet eller den gjeldende administrasjonen i artiklene sine og det vil derfor være svært mye indirekte omtale av kommunen og dens arbeidsområde. Det betyr at administrasjonens medieovervåkning søker på hver by i kommunen sammen med fokusområdene administrasjonen har, slik at de er sikre på at relevant innhold blir fanget opp.

På den måten blir medieovervåkningen målrettet hver enkelt mottakergruppe og blir så presis som mulig.

#2 Tilpass medieovervåkningen til flere i organisasjonen

Medieovervåkning er relevant for flere enn PR- og kommunikasjonsavdelingen, og du kan strukturere medieovervåkningen slik at den raskt og enkelt gir en fullstendig oversikt.

Du kan differensiere innholdet slik at ikke alle mottar det samme innholdet av medieovervåkningen (som i casen med administrasjonene over).

kommunikasjonsavdelingen kan få all omtale, mens ledelsen får et utvalg, og produktansvarlige kun får omtale av produktene de er ansvarlige for.

Deretter vil det være en god ide å vurdere når du vil motta medieovervåkningen.

Gir det mest mening med en daglig oversikt? Skal den komme løpende? Eller på ettermiddagen? Skal ledelsen ha en oppsamling av de viktigste nyhetene hver uke? Hva med de produktansvarlige?

Case: Medieovervåkning i forskjellige formater i telebransjen

En kunde i telebransjen får medieovervåkningen sin i flere forskjellige formater og frekvenser.

Den daglige eposten inneholder forsidehistorier og omtaler av brands, konkurrenter og bransjen – som forskjellige mottakere får. I tillegg får de bedriftsnyheter direkte på intranettet.

En gang i uken får de oppsamlede nyhetsbrev til styret og ledelsen, hvor vi velger ut de 10 største nyhetene og leverer et sammendrag på engelsk.

Til slutt får kommunikasjonsavdelingen løpende medieovervåkning, slik at de er forberedt på eventuelle krisesaker.

#3 Kom godt i gang fra start

God medieovervåkning er ikke gjort på en dag.

De første par ukene i ditt nye medieovervåkningseventyr skal du gi feedback på innhold, hva som mangler eller hva som ikke er relevant. På den måten vil medieovervåkningen bli finjustert, slik at den blir så verdifull som mulig.

Bruk også gjerne litt tid på å informere kollegaene dine internt om medieovervåkning slik at de vet hva de får, og hvorfor de får det.

#4 Bruk eksperter på søkestrenger

Søkestrenger er avgjørende for kvaliteten av medieovervåkningen din.

Som jeg allerede har vært innom i mitt første tips, kan ikke medieovervåkningen din fungere basert på kun enkle søkeord. De må oversettes til søkestrenger med kontekst.

Det er viktig at det jobbes profesjonelt med søkestrengene. I Infomedia har vi et helt team med eksperter som setter sammen komplekse søkespråk og sørger for at innholdet du får er relevant.

(Fun fact: En søkestreng kan være flere A4-sider lang).

Hvis du ikke har medieovervåkning hos oss, sørg for at din leverandør har eksperter på søkestrenger.

#5 Vedlikehold medieovervåkningen din

Medieovervåkningen din er dynamisk og skal vedlikeholdes.

Det er det dessverre mange som glemmer.

Hvis du lanserer en ny kampanje eller et nytt produkt, skal medieovervåkningen oppdateres heretter. Det samme hvis virksomheten får ny ledelse eller talsperson.

Medieovervåkningen arbeider med de nøkkelordene du har foret den med, og den skal følge de samme oppdateringene som skjer i virksomheten.

Finn en som er ansvarlig for å sørge for at medieovervåkningen deres blir oppdatert, og bruk tid på å gi feedback hvis det mangler innhold – eller hvis det er for mye.

Vil du ha bedre medieovervåkning?

Vi vil gjerne hjelpe deg med å få bedre medieovervåkning – uansett om du allerede har medieovervåkning hos oss eller en annen.

La oss ta en uforpliktende prat om ditt behov for medieovervåkning.