Når trenger du en kommunikasjonsplan?
Kommunikasjon er et virkemiddel, og ikke et mål i seg selv. Derfor bør du ha en tydelig idé om hva formålet ditt er, og hvordan du skal måle resultatet av kommunikasjonen din. Da kan det være lurt å gå systematisk til verks med de viktigste budskapene.
Typiske situasjoner hvor du kan ha god nytte av en kommunikasjonsplan (eller i det minste en mal for det) er:
- Ved lansering av nye produkter eller tjenester: Kommunikasjonsplanen kan hjelpe deg med å planlegge og utføre vellykkede lanseringer, og oppnå oppmerksomhet og interesse for det nye tilbudet i markedet.
- Ved kampanjer og spesielle arrangementer: Kommunikasjonsplanen kan både effektivisere og høyne kvaliteten på planleggingen og implementeringen av kampanjer, webinarer og andre arrangementer som virksomheten ønsker å gjennomføre.
- I håndtering av kriser og mediestormer: Krisekommunikasjon er en krevende disiplin, som blir lettere hvis du har en plan på forhånd. Med en god krisekommunikasjonsplan for hånden, kan du sikre rask og presis kommunikasjon, begrense skaden og gjenopprette det gode omdømmet.
- Som en del av kommunikasjonsstrategien: En kommunikasjonsplan gir et rammeverk også for langsiktig, strategisk kommunikasjon. Har du en mal, kan den tas frem hver gang et nytt, viktig budskap skal formidles. Det kan hjelpe deg med å skape god kommunikasjon og oppnå de overordnede forretningsresultatene.
Last ned vår mal for kommunikasjonsplan og hold orden på budskapene.
Hva bør en kommunikasjonsplan inneholde?
En kommunikasjonsplan skal gi en enkel oversikt over hva som skal kommuniseres, til hvem, hvor og på hvilken måte. Den skal hjelpe deg og andre involverte med å nå frem med budskapet og det overordnede målet med kommunikasjonen.
Du kan se på kommunikasjonsplanen som en mal eller et eksempel, som kan brukes uansett hvilket budskap som skal formidles og hvem det skal formidles til. Følger du sjekklisten nedenfor, har du et godt utgangspunkt for å nå kommunikasjonsmålet ditt.
Dette bør en kommunikasjonsplan inneholde:
1. Ansvarlig for kommunikasjonen
Hvem skal ha ansvaret for å koordinere markeds- eller kommunikasjonsaktivitetene, ta beslutninger og sikre at budskapene er konsistente og i tråd med virksomhetens overordnede mål.
2. Målet med kommunikasjonen
Hva ønsker man å oppnå med kommunikasjonstiltakene? Del gjerne inn i kortsiktige og langsiktige mål, men viktigst av alt; sett mål som kan måles – enten det er rekkevidden i sosiale medier, trafikk inn til nettbutikken, antall nye medlemmer eller noe annet som kan tallfestes. Vær tydelig, slik at kollegene dine vet hva de sikter mot.
3. Målgruppe
Hvem er mottakerne dine? Hvem du kommuniserer til, er viktig for valg av ord, virkemidler og kanaler. Jo mer konkret du klarer å være, desto enklere blir de neste trinnene i kommunikasjonsprosessen. Eksempel: I stedet for «Småbarnsfamilier i området», skriv «Familier med barn inntil 12 år bosatt i bydelen».
4. Budskap
Hva må du si for å nå målet med kommunikasjonen? Formuler et kjernebudskap som er gjenkjennelig for alle, og bruk det som en rød tråd i alle kommunikasjonstiltakene og kanalene. Husk at selv om kjernen i budskapet er den samme, bør formen tilpasses etter hvilken kanal eller arena som skal brukes. En pressemelding krever for eksempel en litt annen tone og oppbygging enn et innlegg i sosiale medier.
5. Kanaler og medier
Hvordan kommer du i kontakt med målgruppen din? Er det med en pressemelding, i sosiale medier, på nettsiden, ved å stille i en debatt, i et møte eller andre steder? Tenk gjennom hvor målgruppen befinner seg, og hvor de forventer å få informasjon, og er mottakelige for informasjonen du vil gi dem.
6. Avsender/Talsperson
Definer hvem som skal levere budskapet. Vær også tydelig her på hvor eventuelle henvendelser eller spørsmål skal rettes. Velg avsendere som viser kompetanse og troverdighet. Det kan også være at virksomheten i seg selv skal være avsenderen, da er det ekstra viktig å definere hvem som følger opp en eventuell dialog.
7. Aktivitets- og tidsplan
Konkretiser hvilke aktiviteter som skal gjennomføres, og når. Oversikten vil gjøre det enklere for de ansvarlig og involverte å prioritere arbeidet i henhold til viktighet, omfang og deadlines.
8. Kommunikasjonsmåling (KPI'er)
Enten du skal tiltrekke nye leads, bygge identitet og merkevare, etablere fellesskap og eierskap, avverge en krise eller rett og slett skape engasjement; vær bevisst på KPI’ene så du kan måle og dokumentere din suksess – og ta lærdom av erfaringene. Med et digitalt verktøy for medieovervåkning og social listening kan du blant annet følge med på engasjement og sentiment (tonen i f.eks. kommentarfeltene, hvordan mottas budskapet?). Velg KPI’er som passer med strategien og kommunikasjonsmålet ditt (punkt 2).
Dette bør en krisekommunikasjonsplan inneholde
I en krisesituasjon eller mediestorm, endrer «reglene» for kommunikasjon seg betraktelig, fordi ting oppfattes og mottas på en annen måte, og blir sett i et annet lys enn til vanlig.
Når du skal drive med krisehåndtering i redaksjonelle og/eller sosiale medier bør du ha en egen krisekommunikasjonsplan. Et godt råd er å lage den før krisen inntreffer – da har du spart deg selv for dyrebar tid, når du trenger det mest.
Formålet med en krisekommunikasjonsplan er å håndtere uforutsette hendelser som kan skape negativ publisitet og påvirke virksomhetens omdømme negativt. Har du planen klar når du trenger den, kan den hjelpe deg med å minimere skaden, bevare omdømmet og gjenopprette tillit raskt og effektivt.
Et eksempel:
Hvis du jobber i en virksomhet som produserer et produkt som krever miljøskadelige kjemikalier i produksjonsprosessen, er det en viss risiko for å plutselig få negativ oppmerksomhet rundt dette i media. Ved å identifisere mulige reaksjoner fra markedet kan du være i forkant med argumenter og planer for hvordan virksomheten skal reagere på den negative omtalen.
En krisekommunikasjonsplan bør inneholde:
1. Kriseteam
Hvem skal navigere virksomheten gjennom krisen? Gruppen du definerer som kriseteam skal ha ansvaret for å involvere de riktige menneskene og innhente riktig kompetanse. Èn person bør være leder, som holder oversikt og koordinerer arbeidet. Kriseteamet inkluderer ofte CEO og øvrige direktører, HR og kommunikasjonsrådgivere. Bestem hvem som skal ha ansvar for ulike kontaktpunkter, eksempelvis presse og mediehåndtering, kundeservice, sosiale medier osv. Opprett gjerne også en intern chat-gruppe (Teams, Slack, Skype el.) der man raskt kan nå hverandre.
2. Målgruppe og interessenter
Identifiser de gruppene som berøres av situasjonen og hvordan. Ulike interessenter vil ha ulike behov for informasjon, kanskje også i ulik tone of voice og i ulike kanaler. Tenk også gjennom hvilke spørsmål dere kan komme til å få fra dem, og forbered et Q&A-dokument med svar. Det vil være med på å sikre raske, konsistente svar.
3. Budskap og avsender
Basert på forarbeidet i punkt 2, definer kjernebudskap og hvordan budskapene skal formidles (i en pressemelding, på mail, sosiale medier osv.). Velg kanal ut ifra der målgruppene befinner seg (internt/eksternt). Bestem også her hvem som skal være avsender av budskapet (talsperson).
4. Tidsramme
Krisekommunikasjon krever at man følger nøye med på utviklingen, og er klar til å respondere når situasjonen krever det, så rydd kalenderen og vær fleksibel. Har du en løsning for medieovervåkning og social listening med varslinger og analyser i sanntid, har du også en stor fordel når du skal håndtere en krise.
5. Måling av effekt/konsekvens
Å måle effekten av krisekommunikasjonen kan være nyttig både underveis (for å kunne justere) og i tiden etterpå (for å evaluere, og stå bedre rustet neste gang). Med et verktøy for medieovervåkning får du fortløpende analyser av mediebildet ditt, og kan se utviklingen over tid.
Øk treffsikkerheten med en mal for kommunikasjonsplan
Kort oppsummert: En kommunikasjonsplan kan hjelpe deg å oppnå kommunikasjonsmål, opprettholde kontinuitet og effektivt nå ut til målgruppen. Den skal gi en enkel oversikt til alle involverte over hva som skal kommuniseres, til hvem, hvor og på hvilken måte.
Ved å ta stilling til blant annet kommunikasjonsmål og KPI’er, målgruppe, kanaler og budskap, får du en strukturert tilnærming til kommunikasjonsoppgaven og sikrer at budskapene blir gjennomtenkte og treffende. Bruk gjerne denne malen, så slipper du å finne opp hjulet hver gang du skal ut med et nytt budskap.
Les mer
Kontakt oss
Vi står klare til å hjelpe deg med din kommunikasjon. Kontakt oss for en hyggelig prat om dine behov og muligheter.
