5 tips til best mulig medieovervåkning


Stine Grandjean-Thomsen

Medieovervåkning er et viktig redskap for virksomheters PR og kommunikasjonsavdeling.

Disiplinen brukes til å observere og undersøke medieomtaler for å kunne håndtere krisesaker, oppdage bransjenyheter, orientere seg om konkurrenter og ikke minst til å optimalisere egen kommunikasjon.

Det er samtidig et viktig verktøy for å holde ledelse og styret orientert om viktige emner for å minimere virksomhetens risiko, beskytte og styrke omdømmet, og identifisere nye forretningsmuligheter for å skape vekst.

Din medieovervåkning skal ikke være støy i innboksen. Den skal tvert imot være den første mailen du åpner om morgenen. God medieovervåkning kan nemlig gi innblikk i effekten av PR- og kommunikasjonsavdelingens innsatser, den kan tipse salgsavdelingen om nye forretningsmuligheter, eller den kan gi marketing et nødvendig innblikk i bransjen og konkurrentene.

God medieovervåkning gir verdifull innsikt og sikrer deg og dine kollegaer et strategisk og operasjonelt verktøy. Her får du fem tips til hvordan du oppnår en god medieovervåkning.

#1 Bli god på innhold

God medieovervåkning inneholder kun omtaler som er relevant for deg, og du er derfor avhengig av å være smart når det kommer til innhold.

Hva skal overvåkes og hva slags innsikt skal medieovervåkningen gi? Hvem i organisasjonen har behov for å følge med på hva som blir sagt og skrevet i mediene? (Mer om dette i neste tips.)

Lag en oversikt over hva som er relevant for deg og din virksomhet, og tenk gjerne i overskrifter eller korte beskrivelser.

Her kan du puste lettet ut. Mange tror nemlig de skal lage en komplett søkeordsliste med alle ordene mediene kan finne på å bruke, og det virker – forståelig nok – som en uhåndterlig oppgave. Hvis du i stedet tenker i overskrifter eller korte beskrivelser, konverterer våre eksperter det til kompliserte søkestrenger som fanger opp relevant omtale – og fjerner de irrelevante.

Det er stor forskjell på om du gjør et Google-søk på ‘økonomi’ eller ‘økonomi hvis man skal adoptere’. Det samme gjelder med medieovervåkning.

Klassisk
liste med søkeord:

Adopsjon

Økonomi

Barn

Foreldre

Effektiv
liste med søkeord:

Adopsjon i politisk debatt

Privatøkonomi som kreves for adopsjon

Forhold mellom adopterte barn og deres foreldre

Når du har oversikt over hva din medieovervåkning skal inneholde, bør du også ta i betraktning hvilke kilder du ønsker å overvåke.

De fleste overvåker alle medier på tvers av print, web, radio og tv. Det er ofte de litt mindre nettmediene som slipper historiene først, de er derfor viktige å ha med i medieovervåkningen.

Case: Daglig medieovervåkning i en kommune

En kommune kan ha mange ulike behov for medieovervåkning innenfor organisasjonen. Kommunikasjonsavdelingen får medieovervåkning med omtaler av ordføreren, kommunen og alle administrasjoner.

De ulike administrasjonene får en annen type medieovervåkning. Den inneholder omtale av ordføreren, kommunen og av den spesifikke administrasjonen som mottakeren sitter i. I tillegg overvåker den administrasjonens interesse og ansvarsområder for kommunen.

Lokalmediene skriver sjeldent kommunenavnet eller den gjeldende administrasjonen i artiklene sine og det vil derfor være svært mye indirekte omtale av kommunen og dens arbeidsområder. Det betyr at administrasjonens medieovervåkning søker på hver by i kommunen sammen med fokusområdene administrasjonen har, slik at de er sikre på at relevant innhold blir fanget opp.

På den måten blir medieovervåkningen målrettet for hver enkelt mottakergruppe og blir så presis som mulig.

#2 Målrett medieovervåkningen til dine kollegaer

Medieovervåkning er relevant for flere enn kommunikasjons og PR avdelingen. Strukturer derfor medieovervåkningen slik at den raskt og enkelt gir et godt overblikk for alle i organisasjonen.

Som vist i det tidligere eksempelet kan du differensiere innholdet slik at ikke alle mottar det samme innholdet i medieovervåkningen. Eksempelvis kan kommunikasjonsavdelingen få all omtale, mens ledelsen får et utvalg, og produktansvarlige kun får omtale av produktene de er ansvarlige for, samt eventuelle omtaler av konkurrerende produkter. Deretter vil det være en god ide å vurdere når du vil motta medieovervåkningen.

Gir det mest mening med en daglig oversikt? Skal den komme løpende? Eller på ettermiddagen? Skal ledelsen ha en oppsummering av de viktigste nyhetene hver uke? Hva med de produktansvarlige?

Case: Medieovervåkning i forskjellige formater i telebransjen

En virksomhet i telebransjen får medieovervåkningen sin i flere forskjellige formater og frekvenser. Den daglige eposten inneholder forsidehistorier og omtaler av brands, konkurrenter og bransjen, som forskjellige mottakere får.

I tillegg får de bedriftsnyheter direkte på intranettet. En gang i uken får de et oppsummerende nyhetsbrev til styret og ledelsen, med de 10 største nyhetene og et sammendrag på engelsk. Til slutt får kommunikasjonsavdelingen løpende medieovervåkning, slik at de er forberedt på eventuelle krisesaker.

#3 Gi feedback til leverandøren din

God medieovervåkning er ikke gjort på en dag, men forbedres løpende gjennom feedback til din leverandør. De første par ukene etter oppstart, er det spesielt viktig at du gir feedback på innhold som mangler, eller som kan være irrelevant.

På den måten kan medieovervåkningen finjusteres, slik at den blir så verdifull som mulig, så fort som mulig. Bruk også gjerne litt tid på å informere kollegaene dine internt om medieovervåkning slik at de vet hva de får, og hvorfor de får det. Her er det også viktig at de gir feedback hvis det mangler noe eller får for mye irrelevant.

#4 Bruk alltid spesialister

God medieovervåkning krever spesialister med kompetanse innenfor mange områder. Leverandører av god medieovervåkning skal kunne yte nøyaktig rådgivning rundt kilde- og medievalget i din medieovervåkning.

De skal overholde copyright-reglene slik at medieovervåkningen din ikke bryter med medienes opphavsrett. Er du en internasjonal virksomhet eller en virksomhet som opererer i utlandet? Da kan internasjonal mediedekning være avgjørende for at overvåkningen fanger opp alt dere ønsker å overvåke. Også bak betalingsmurer.

De fleste virksomheter opererer i mange forskjellige markeder og har målgruppeprofiler med forskjellig medieforbruk. Det er derfor viktig at medieovervåkningen baserer seg på en bred og dyp dekning på tvers av medier. Dvs. print, web, tv, radio, podkast og sosiale medier.

Mange ønsker å overvåke og forstå spesifikke emner innenfor bransjer, eller temaer/agendaer (f.eks. bærekraft). Her kreves det folk med kompetanse innen data science og medieanalyse for å kunne dykke dypere ned i data og gi dere verdifull innsikt. Når det er sagt, så er det noen avanserte søkestrenger som styrer kvaliteten av din medieovervåkning.

God medieovervåkning skal som nevnt, styres av søkestrenger som inneholder søkeord i riktig kontekst. Hos Infomedia har vi et helt team av eksperter innen søketeknologi og algoritmer, som setter komplekst søkespråk sammen og sikrer at innholdet som havner i din innboks gir mening.

Hvis du ennå ikke har medieovervåkning, skal du som minimum sikre deg at leverandøren du velger, tilbyr et team av erfarne spesialister i søkefiltrering.

#5 Vedlikehold medieovervåkningen din

Medieovervåkningen din er dynamisk og må vedlikeholdes for å være nøyaktig og relevant. Hvis du f.eks. lanserer en ny kampanje, eller et nytt produkt, skal din medieovervåkning oppdateres. Det samme, hvis din virksomhet får ny ledelse eller talsperson.

Medieovervåkningen arbeider med de nøkkelordene du har satt opp, og den bør følge de samme oppdateringene som skjer i virksomheten. Finn en ansvarlig som kontinuerlig sørger for at medieovervåkningen blir oppdatert, og bruk tid på å gi feedback til din leverandør hvis det mangler innhold eller hvis det er for mye.

Vil du ha bedre medieovervåkning?

Vi vil gjerne hjelpe deg med å få bedre medieovervåkning – uansett om du allerede har medieovervåkning hos oss eller en annen.

La oss ta en uforpliktende prat om ditt behov for medieovervåkning.