#1 Hold innholdet relevant
God medieovervåkning inneholder kun omtaler som er relevant for deg. Når du skal sette opp løsningen, bør du tenke gjennom:
Hva skal overvåkes og hvilken innsikt er du ute etter å få? Hvem i organisasjonen har verdi av å følge med på det som blir sagt og skrevet i mediene (mer om dette i neste tips)?
Begynn med en oversikt over hva som er relevant for deg og din virksomhet. Her tror mange at de må utarbeide en lang liste med alle de søkeordene mediene kunne finne på å bruke. Det trenger du heldigvis ikke.
Tenk heller i overskrifter og korte beskrivelser, enn i søkeord.
Et eksempel: Det er stor forskjell på søkeresultatene i Google om du skriver inn bare «økonomi» eller «økonomi når man skal adoptere». Sånn er det også med medieovervåkning.
Klassisk liste med søkeord:
- Adopsjon
- Økonomi
- Barn
- Foreldre
Medieovervåkning – veien til innsikt: Hvordan medieovervåkning og innsikt fra mediedata skaper verdi for hele virksomheten.
Når du har laget dine overskrifter og korte beskrivelser, kan våre eksperter bruke det til å sette opp såkalte «søkestrenger» som fanger opp det relevante, og sorterer ut det irrelevante for deg.
Videre kan du tenke gjennom hvilke kilder du ønsker å overvåke.
De fleste overvåker alle medier på tvers av print, web, radio, podcast og tv. Ofte er det de litt mindre nettmediene som slipper historiene først, derfor er det for mange av kundene våre viktig å inkludere dem også (og ikke bare de store mediene) i medieovervåkningen.
Case: Daglig medieovervåkning i en kommune
En kommune bruker medieovervåkning til å dekke flere ulike behov innad i organisasjonen:
Kommunikasjonsavdelingen mottar daglig mail med oversikt over omtaler av ordføreren, kommunen og alle kommunens administrasjoner.
De ulike administrasjonene følger også med på omtale av ordføreren, kommunen og av den enkelte administrasjon som mottakerne av e-posten jobber i. I tillegg overvåkes administrasjonens ansvarsområder for kommunen.
Lokalmediene nevner sjeldent kommunenavnet eller den gjeldende administrasjonen eksplisitt i artiklene sine. Altså blir det mye indirekte omtale av kommunen og dens arbeidsområder. For å sikre at alle relevante omtaler fanges opp, har de også inkludert alle kommunens byer i søkestrengene.
Slik kan man tilpasse medieovervåkningen til hver enkelt mottakergruppe, og sikre at innholdet er mest mulig relevant.
#2 Målrett medieovervåkningen til dine kolleger
Medieovervåkning er relevant for flere enn bare PR- og kommunikasjonsavdelingen. Strukturer derfor medieovervåkningen slik at den gir en raskt og enkel oversikt til alle som har interesse av det.
Som vist i det tidligere eksempelet kan du differensiere innholdet slik at ikke alle mottar det samme innholdet i medieovervåkningen.
Eksempelvis kan kommunikasjonsavdelingen få all omtale i sin innboks, mens ledelsen får et utvalg, og produktansvarlige kun får omtale av produktene de er ansvarlige for, samt eventuelle omtaler av konkurrerende produkter.
Tenk også gjennom hvor ofte dere vil motta oppdateringer. Trenger dere en daglig oversikt? Skal den komme hver morgen eller ettermiddag? Eller er det bedre å få beskjed med én gang en ny omtale dukker opp, altså løpende? Kanskje det holder med en ukentlig oppsamling for ledelsen? Og hva med de produktansvarlige?
Case: Medieovervåkning i ulike formater i telebransjen
Et selskap i telebransjen får medieovervåkningen sin levert i flere formater og med ulike frekvenser.
Den daglige e-posten (som mottas av flere) inneholder forsidehistorier og omtaler av merkevarer, konkurrenter og bransjen grenerelt. I tillegg får de bedriftsnyheter direkte på intranettet.
En gang i uken mottar ledelsen et oppsummerende nyhetsbrev med de 10 største sakene og et sammendrag på engelsk. Til sist mottar alle de ansatte på kommunikasjonsavdelingen mail fortløpende om nye omtaler, slik at de kan reagere raskt hvis det er behov for det.
#3 Gi tilbakemelding til leverandøren din
God medieovervåkning er ikke gjort på en dag, men justeres og forbedres over tid – ved at du gir tilbakemelding til medieovervåknings-leverandøren din om innholdet du mottar.
Spesielt de første par ukene etter oppstart, er det viktig at det blir meldt fra om innhold som mangler, eller kanskje er irrelevant. På den måten kan medieovervåkningen finjusteres, slik at den blir så verdifull som mulig, så fort som mulig.
Informer gjerne også kollegene dine internt om medieovervåkningen, slik at de vet hva de får og hvorfor de får det. Alle som skal benytte seg av tjenesten bør få mulighet til å spille inn.
#4 Bruk alltid spesialister
God medieovervåkning krever spesialister med kompetanse innenfor flere fagområder.
Medieovervåknings-leverandører bør kunne yte nøyaktig rådgivning rundt valg av kilder og medier. Hvis du for eksempel jobber i en internasjonal virksomhet som opererer i flere land, bør medieovervåkningen antakelig dekke internasjonale medier (ikke bare nasjonale eller lokale).
Forvent av leverandøren din at all relevant medieomtale blir fanget opp, også de bak betalingsmurer – og sjekk for sikkerhets skyld at leverandøren overholder reglene om opphavsrett når de videreformidler innhold til deg.
De fleste virksomheter operer i flere markeder og må forholde seg til glere målgruppeprofiler, med ulik bruk av medier. Derfor bør medieovervåkningen dekke alle typer medier. Altså print, web, radio, podcast og sosiale medier.
Mange virksomheter som bruker medieovervåkning, ønsker å overvåke og holde seg oppdatert på nyheter i bransjen, og også relevant tematikk (slik som «bærekraft»). Slik innsikt krever at leverandøren har kompetanse innen data science og medieanalyse, og kan sette opp avanserte søkestrenger som dykker lenger ned i mediematerien.
Som nevnt innledningsvis, må medieovervåkningen bestå av nøyaktige og effektive søkestrenger, basert på riktige ord i riktig kontekst.
Hos Infomedia har vi et helt team av eksperter innen søketeknologi og -algoritmer, som setter komplekst søkespråk sammen og sikrer at innholdet som havner i innboksen gir mening for deg. Ved behov, kan vi også hjelpe deg å finne omtaler tilbake i tid, gjennom vårt mediearkiv.
Hvis du ikke har valgt medieovervåknings-leverandør enda eller vurderer å bytte, bør du som et minimum sikre deg at leverandøren du velger, tilbyr et team av erfarne spesialister i søkefiltrering.
Medieovervåkning og -analyser gir Postkodlotteriet oversikt og innsikt over medieomtalen
#5 Vedlikehold medieovervåkningen din
Medieovervåkningen din er dynamisk og må vedlikeholdes for å fortsette å være nøyaktig og relevant. Husk at algoritmen bruker de nøkkelordene du har satt opp, så den bør følge de samme endringene som skjer i virksomheten.
Hvis det for eksempel lanseres et nytt produkt, bør medieovervåkningen også oppdateres. Et annet eksempel er hvis virksomheten din får ny ledelse eller talsperson; meld fra til leverandøren så de får oppdatert søkestrengene, og unngå å misse viktig omtale.
Finn en ansvarlig som alltid sørger for at medieovervåkningen blir oppdatert, og som gir tilbakemelding til leverandøren hvis det mangler innhold (eller det er for mye).
Kontakt oss
Vil du vite mer om medieovervåkning? Kontakt oss for en hyggelig og uforpliktende prat om dine behov og muligheter.
