Innhold
Hvorfor trenger du en kommunikasjonsstrategi?
Kommunikasjon er et forretningsmessig virkemiddel på lik linje som økonomi, compliance og HR. Og som med de nevnte avdelingene, bør kommunikasjon som disiplin, forankres i ledelsen. Kommunikasjonsstrategien er en viktig del av den forankringen.
Det er også et verdifullt verktøy i arbeidshverdagen til alle som jobber med kommunikasjon på vegne av virksomheten – enten det er i form av PR og redaksjonelle medier, sosiale medier og influensere, markedsføring, vinduseksponering eller annet.
En kommunikasjonsstrategi er en overordnet plan over virksomhetens kommunikasjon, som definerer hva som skal oppnås med kommunikasjonen – og hvordan. Den skal fungere som en veileder ved strategiske beslutninger, og sikre at kommunikasjonen er i tråd med virksomhetens overordnede forretningsmål.
Hvis du har ansvar for kommunikasjonen i virksomheten din, ønsker du sikkert å påse at budskapene er konsistente i alle kanaler (du vet, den berømte, røde tråden). Du ønsker å bruke tiden og ressursene dine på de riktige kanalene og faktisk treffe målgruppen. For ikke å glemme at du ønsker å oppnå resultater med kommunikasjonsarbeidet, og å kunne dokumentere dem.
Da er kommunikasjonsstrategien ditt viktigste verktøy.
Hva bør en kommunikasjonsstrategi inneholde?
En vanlig feil som mange gjør når de skal kommunisere eller informere, er å gå rett til gjennomføringsfasen uten å tenke gjennom prosessen først. Da kan selv det beste budskapet, med de beste intensjonene, feile. Men med godt planlagt, strategisk kommunikasjon kan man lykkes med å nå frem til målgruppen med selv de vanskeligste sakene.
En kommunikasjonsstrategi består av tre hovedelementer:
1. Utgangspunktet (nullpunktsanalyse)
Før du begynner å planlegge den nye strategien, bør du være i stand til å svare på dette spørsmålet: Hva er status på kommunikasjonsarbeidet per i dag? Få oversikt over de tiltakene og rutinene som er gjennomført, og hvilken effekt dette har hatt. Hvordan ser markedet og bransjen ut, og hvilke muligheter og utfordringer gir det?
I Infomedia kaller vi det en “nullpunktsanalyse”, og poenget med dette forarbeidet er å gjøre valgene som kommer senere i strategien (målsetninger, målgrupper, kanalvalg osv.) enklere og målbare.
2. Målet med kommunikasjonen
Denne delen av kommunikasjonsstrategien er på et vis motstykket til nullpunktsanalysen. Her definerer du målet med kommunikasjonsarbeidet ditt: Hvordan skal situasjonen se ut når du er “ferdig”? Sett opp realistiske og målbare mål, gjerne med delmål på veien.
Et målhierarki er én måte å gjøre det på (sett de overordnede målene på toppen og delmålene som leder deg dit, nedover). Skill gjerne mellom kvantitative og kvalitative mål.
3. Selve strategien
Nå når du vet hvor du står og hvor du vil, kan du bruke det gapet til å bestemme hvilke initiativer og virkemidler som skal flytte virksomheten fra utgangspunktet til målet. Det er i denne delen du tar stilling til for eksempel målgrupper og interessenter, hvilke kanaler du skal bruke for å nå dem og hvilke budskap du skal sende.
Lag en innsiktsbasert strategi
Måten vi kommuniserer og markedsfører på er i stadig endring. Som markeds- eller kommunikasjonsansvarlig holder det ikke lenger å bare være ekspert på merkevaren, produktet eller tjenesten som bedriften eller organisasjonen tilbyr.
Man må også kjenne til aktualiteter i bransjen, trender og behov blant målgruppen, ny teknologi og iblant også nye risikofaktorer. Jo bedre du kjenner og forstår markedet og omverdenen til virksomheten din, jo enklere blir det å lage en god kommunikasjonsstrategi.
Vi lever i en digital verden der det meste av kommunikasjonen blir målt – bruk det til din fordel! Samle inn data om målgruppen, konkurrentene og bransjen for å forstå hvor mulighetene ligger og hvilke budskap som vil resonnere.
Lurer du på hvor du kan finne slik data, så rett blikket mot medieovervåkning. Med en medieovervåkningsløsning kan du gjennom redaksjonelle og sosiale medier få oversikt og innsikt i hva som skjer i din omverden, og kan justere kommunikasjonsstrategien din deretter.
Ønsker du å ta det ett steg lenger, kan du i forlengelsen av kommunikasjonsstrategien, også utarbeide en kommunikasjonsplan. Med en kommunikasjonsplan får du en målrettet og strukturert tilnærming til arbeidet, med fokus på KPI’er underveis. En slik plan vil hjelpe deg å opprettholde den innsiktbaserte tilnærmingen, og oppnå mål, sikre kontinuitet og effektivt nå ut til målgruppen(e) din(e). Her kan du lese med om hva en kommunikasjonsplan bør inneholde og laste ned gratis mal.
Vær fleksibel
Medielandskapet er i stadig endring, og fasiten i dag er ikke nødvendigvis fasiten i morgen. Derfor er det viktig at kommunikasjonsstrategien du utformer kan tilpasses og oppdateres underveis. På den måten kan du klare å være relevant hele veien, og møte nye krav fra markedet på en god måte.
Det betyr ikke at du ikke skal planlegge. Tvert imot; en langsiktig plan for hva du ønsker å oppnå, vil være avgjørende nettopp for å nå målene. Men hva man gjør på veien dit, altså hvordan man kommer seg fra der man er, til den ønskede posisjonen, bør holdes litt åpent og med rom for endring.
Innholdet ditt, for eksempel:
Innholdet du publiserer eller distribuerer, bør være relevant når du trykker på knappen. Du kan selvsagt planlegge og produsere en masse evergreen innhold som holder seg over lenger tid, ikke har en hard deadline, og ikke trenger oppdatering med det første – de fleste som jobber med kommunikasjon og innhold kan nok være enig i at den måten å jobbe på har sine fordeler og sin verdi.
Men for de fleste virksomheter vil det også være viktig med innhold som er aktuelt her og nå. Det gjelder for eksempel med pressemeldinger, kronikker og på sosiale medier.
Kommunikasjonsstrategien (og arbeidsmåten) din bør altså tillate rom for begge deler.
Et annet eksempel er datadrevne beslutninger:
Der man tidligere var mer analog i tilnærmingen og lot magefølelsen bestemme, har digitaliseringen gjort at vi kan basere kommunikasjonsbeslutninger på fakta og data i mye større grad – gitt at vi samler inn de dataene.
Så hvis strategien din er basert på de dataene du har nå, og ikke tar hensyn til de dataene og erfaringene du har om ett år (for eksempel gjennom medieovervåkning eller social listening), mister du nok noen muligheter til optimalisering og bedre resultater i virksomheten din.
Vi anbefaler å inkludere kommunikasjonsmåling i din kommunikasjonsstrategi – både i målsetninger, planlegging og implementering av tiltak og innhold, samt til evaluering og justering underveis. Trenger du inspirasjon, kan du lese mer om hvordan du styrker din kommunikasjonsstrategi med medieovervåkning her.
Få forankring i ledelsen
Som nevnt tidligere, bør kommunikasjonsstrategien forankres i ledelsen slik at du får oppbakking der du trenger det. Din evne til å overbevise ledelsen om å satse på denne strategien, vil i neste omgang påvirke viktige suksessfaktorer som tidsperspektiv og størrelse på budsjett.
Det sterkeste kortet du kan spille da, er en gjennomarbeidet kommunikasjonsstrategi med:
- realistiske, målbare mål som gagner virksomheten og bygger opp under forretningsmålene, og som helst er basert på dokumenterte erfaringer fra tidligere (her er medieovervåkning og -analyse et nyttig verktøy)
- gode begrunnelser for hvorfor dere skal satse på det ene, men ikke det andre
- en oversikt over hva som kreves helt konkret, for å oppnå ønsket effekt
- og sist men ikke minst; en strategi som vitner om hvilken kompetanse og hvilke data virksomheten din faktisk sitter på (altså du og teamet ditt), og bør benytte seg av
Medieovervåkning – veien til innsikt: Hvordan medieovervåkning og innsikt fra mediedata skaper verdi for hele virksomheten.
Bruk kommunikasjonsstrategien aktivt
Når du kommer så langt at strategien er ferdigstilt og vedtatt i ledelsen kan du gi deg selv et klapp på skulderen for godt utført arbeid – men trekk også pusten, for det er nå arbeidet faktisk begynner. Det er nå du skal ta den i bruk.
Bruk kommunikasjonsstrategien aktivt, både når du skal velge og prioritere kommunikasjonstiltak, og når du utformer budskapene. På den måten skaper du målrettet kommunikasjon og innhold, som treffer målgruppen slik den skal. La strategien veilede deg i beslutninger og evalueringer, så står du stødigere i arbeidshverdagen din.
Les mer
Kontakt oss
Vil du vite mer, er du velkommen til å kontakte oss for en hyggelig og uforpliktende prat.
